公函的格式

编号:

写信人地址

 

收信人姓名

职衔

收信人地址

 

称呼:

标 题

 

  -----------------------

-----------正  文-----------

-------------------------

----------------。

 

署名

日期

副本

附件

 

 

公函一般由十个部分组成:

1.编号

    为了方便整理、保存和查对,公函需要加上编号, 编号写在信封的左上角。

    例如:

                   (a) B/1/99

                   (b)学字第92号

2.写信人的地址

    信纸的右上角必须写上写信人的地址,可用华文或英文书写。

    例如:

                (a)启祥路108号

          新加坡邮区123194

                (b)Blk  l94,Toa  Payoh   Lorong 4,
          #03-108 Singapore  l23194

3.收信人的姓名,职衔和地址
        (a)收信人的姓名,写在编号之下, 但位置不可高过写信人的地址,先写姓名 , 姓名后面必须加上称呼。

    例如:
        刘维国先生
        林月芳小姐


    在收信人姓名下面写收信人职衔,
    例如:
        勿洛联络所管理委员会主席
        新世界书局经理

       (b) 如果你不知道那个团体的负责人的姓名,

     可以写执事先生成写他的职衔,
     如:新城女子中学校长。

4.称呼:


       (a)正文的开头写收信人的称呼,后面必须加冒号“:”不空格。
       (b)可以用普通的称呼:如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

       (c)自称:可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

    称呼对方:您、贵公司、贵校、贵队。

5.标题

(a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。
(b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线

           写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。
           例如:


                请主持开幕典礼

                接受友谊赛邀请

6.正文

        正文可用下列任何一种格式。

             (a)空格式,每段开头都空二格。

             (b)齐头式,每段都顶格写。

        正文是公函中的主体部分,要求叙述清楚、简洁。 有时为了方便阅读,视内容性质的不同,可加上序数号码。

 

7.署名

         (a)写在正文的右下方。

         (b)写信人若有职衔,须写清楚。

         (c)署名后,一般用“启”,为了表示慎重,可以用“谨启”, 或为了表示尊敬,可以用“敬启”。

8.日期

      写在编号下面,通常可用中文或阿拉伯文写出。 例如:

       (a)26-4-2000 (建议)√

       (b)2000年2月26日

       (c)二零零零年四月二十六日

切记不可混杂式的日期:   2000年四月二十六日   X

9.副本

    有的公函有必要交给有关方面查阅,就须写上副本寄送的个人或团体。它通常写在公函的左下方。 例如: 副本:公共关系主任

10.附件

    如果公函还附有其他文件,必须在左下角列明。

    例如:

附件:计划书一份 个人履历表一份